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Mes attributions :
• Répondre aux appels téléphoniques, noter les messages, y donner suite ou les transmettre.
• Réceptionner le courrier, les e-mails et les fax reçus et diffusion aux intéressés, ou y répondre si possible.
• Préparer et envoyer les différentes circulaires, fax et e-mails sur directives (+ responsable de chantier).
• Saisir les comptes-rendus dans le logiciel de gestion de chantiers et les diffuser avec annexes.
• Saisir le compte-rendu de l’agence et modifier le planning interne de l'agence toutes les semaines.
• Saisir les TMA (Travaux modificatifs acquéreurs) et relancer les entreprises pour chiffrage et exécution (+ responsable de chantier).
• Saisir les devis TS (Travaux supplémentaires)
• Réaliser les OS (ordres de service) de TS suivant instructions du responsable de chantier.
• Saisir les devis CIE (Compte inter Entreprises), les imputer sur les situations, et vérifier si le pourcentage des CIE par rapport au montant du marché est correct.
• Etablir les attestations de fin de travaux.
• Faire les certificats de paiement à réception des situations mensuelles.
• Etablir les décomptes généraux définitifs (DGD) à la fin des opérations.
• Saisir et mettre à jour les réserves visite cloison, OPR1, OPR FINAL, Lettre à 1 mois et parfait achèvement, et relancer les entreprises en RAR + fax et e-mail
• Gérer les commandes de fournitures bureautiques.
• Affranchir le courrier.
• Gérer les absences, congés, maladie… (mise à jour du tableau, affichage et transmission au service paye après validation).
• Archiver / classer les dossiers.
• Participer à la création des dossiers DCE et Marché (+ responsable de chantier).
• Etablir les PV de réception et de levée de réserves entreprises avant livraisons.
• Mettre à jour les tableaux et graphiques de synthèse de réserves, pour suivi analytique.
• Mettre à jour le tableau des appels acquéreurs par semaine, suite aux livraisons, pour suivi analytique.
• Elaboration et mise à jour du Manuel Qualité.
Pas de formation renseignée
